7 modalitati de a alunga tentatiile care te tin din munca.
Greseala lui capitala a fost lipsa de concentrare
O explicatie pe care am gasit-o intr-un articol din Wall Street Journal. O fraza in care m-am recunoscut cu totul. Tu ce crezi? Le dai motiv sefilor tai sa se gindeasca la gradul tau de concentrare? Sa stii ca putini oameni au singele rece necesar pentru a face ordine in hirtii si in ginduri. Ceilalti sint sufocati de sarcinile primite si trebuie sa invete cum sa se concentreze pentru a-si atinge obiectivele.
La fel ca si sportivii, care se straduiesc sa ramina concentrati in timpul competitiei, "trebuie sa fii atent la informatiile cele mai relevante pentru activitatea ta" - e de parere dr. Robert M. Nideffer, psiholog pe probleme de performanta din San Diego. La fel ca un atacant care ignora imbrincelile din careu pentru a se plasa cit mai bine atunci cind primeste o pasa de gol. Daca vrei sa obtii mereu victoria, trebuie sa eviti elementele care iti distrag atentia, indiferent ca aceste zgomote vin din exterior sau din capul tau. Stabileste ce e important si tine-te de treaba. E un lucru extrem de valabil si la locul de munca.
Asa ca identifica obiectivele-cheie si nu lasa alte lucruri sa te distraga. Altfel, ai toate sansele sa ajungi si tu subiect de ziar, asa cum i s-a intimplat lui John Battelle, subiectul propozitiei de mai sus, extrase din Wall Street Journal. La 31 de ani, John ajunsese editorul unei reviste electronice, Industry Standard, care in anul 2000 a avut o cifra de afaceri de 200 de milioane de dolari. Doi ani mai tirziu, revista a dat faliment, iar pe piata a aparut o carte care incerca sa explice acest esec de proportii: Cum sa mori de foame cind ai 200 de milioane de dolari.
Autorul povesteste cum Battelle isi pierduse interesul pentru revista inca din 1999, lasindu-se in voia unei fantezii: voia sa
transforme lista de abonati a revistei intr-o baza de date pentru piata vinzarilor. A ignorat insa faptul ca revista se straduia din greu sa-si gaseasca si sa-si pastreze abonatii. Distragerea atentiei e principalul dusman al concentrarii. Acum nu ne referim la o revista de pe net care a disparut ca un balon de sapun, ci la o zi obisnuita de munca.Cind ai foarte multe de facut, atentia ta e extrem de dispersata. Ca urmare, te implici in chestiunile urgente si le pierzi din vedere pe cele importante. Diferenta capitala dintre acestea doua a fost facuta de Stephen Covey in lucrarea Sapte obiceiuri ale oamenilor foarte eficienti (aparuta si in editie româneasca). Daca iti vei petrece ziua reactionind la urgentele - adesea neimportante - ale altora, poti face cariera in stingerea de incendii.
Poate ca esti eficient, dar esti si eficace?
Prioritatile tale ar trebui sa se concentreze in jurul unor obiective pe termen lung - proiecte care te definesc, care te ajuta sa avansezi in cariera si care pastreaza vie pasiunea pentru meseria ta. Numai seful tau isi permite sa se concentreze tot timpul asupra lucrurilor importante. Si stim cu totii de ce - te pune pe tine sa te ocupi de lucrurile urgente. Cind devii agresat de sarcini multe si, adeseori, contradictorii, ajungi sa crezi ca nu mai poti sa te ocupi de activitatea ta de baza. Ba da, poti. Îti spunem noi cum.
Planifica-ti activitatea saptaminal
Majoritatea instrumentelor de planificare (calendare, orare, liste) te ajuta sa fii mai eficient. Dar asa nu faci altceva decit sa sistematizezi crizele. Covey crede ca solutia optima e o foaie de lucru saptaminala. Organizeaza-te pentru o saptamina si vei putea sa aloci timp pentru prioritatile de top, ca si pentru actiunile de prevenire a crizelor.
Spune-le oamenilor sa te lase in pace
"Avem nevoie, in medie, de 2 pina la 15 minute pentru a ne relua lucrul dupa o intrerupere", sustine Joy Baldridge, specialist in management. "Întreruperile consuma timp si distrug concentrarea." Pentru a reduce la minimum intreruperile, Joy iti recomanda sa folosesti asa-zisul truc "plus-plus-respingere": spune doua lucruri pozitive (plus-plus), apoi dezaproba intreruperea (respingere). De exemplu: "Ma bucur sa te vad. Mi-as dori sa vorbim. Dar acum nu am timp, hai sa vorbim pe la 3."
Fa-ti curat pe birou
Ai un birou aglomerat? Sper din tot sutetul, caci psihologii au descoperit ca birourile pline de hirtii sint o conditie de baza in multe profesiuni. Dar iti si distrag atentia. Desi nu ne dam seama, cu totii sintem posedati de aceeasi nebunie. Un teanc de urgente, pe care le tinem, de cele mai multe ori, linga telefon, 1-2 teancuri de hirtii mai putin urgente, pe care le impingem mai spre marginea biroului, si numeroase alte hirtii mai putin importante, cu care impinzim toate rafturile disponibile - proiecte neterminate sau diverse materiale.
Prezenta tuturor acestora te face sa te simti si mai coplesit de sarcini. "Daca esti stresat, e mai greu sa te concentrezi", spune Nideffer. Vino la birou intr-o simbata ploioasa si pune-ti ordine in hirtii. Eventual, mai si arunca din ele.
Pune-ti ordine in viata personala
Muncesti mai mult, dar nu obtii rezultate pe masura. În acest caz, e foarte posibil sa te deranjeze ceva. "E foarte greu sa-ti dai seama cit de mult te intuenteaza starea ta emotionala", afirma dr. Jeffrey P. Kahn, psihiatru newyorkez. "Asculta ce-ti spun oamenii. Stiu ca vrei sa le spui ca faci bine tot timpul, dar trebuie sa vezi de ce te intreaba «Cum te simti?»." Pe de alta parte, daca te simti obosit, dar lumea te admira pentru abilitatea de a jongla cu mai multe sarcini, atunci recunoaste-ti meritul - te poti concentra in multe directii. "Unii au aceasta capacitate, iar cei mai multi au succes in cariera", spune Kahn.
Raspunde prompt
Nideffer crede ca "in situatii de urgenta, oamenii se grabesc". Sintem siguri ca si tu procedezi la fel: primesti adrese sau e-mailuri si pentru ca raspunsul presupune timp de gindire sau cautare de informatii suplimentare, le dai deoparte. Cind revii asupra lor (in momente in care te grabesti si mai rau), pierzi mai mult timp ca sa iti dai seama despre ce e vorba. Încearca sa nu te apuci sa rezolvi aceeasi hirtie de mai multe ori.
"Citeste si raspunde imediat, decit s-o pui deoparte", te sfatuieste dr. Kahn. b Împarte timpul disponibil. Daca te simti coplesit, imparte-ti timpul. Vezi care sint lucrurile pe care nu ajungi sa le faci si incearca sa gasesti o solutie pentru a le face. Medicii trebuie sa dea telefoane, constructorii trebuie sa faca situatii de lucrari, vinzatorii trebuie sa-si faca planuri pe termen lung - toti avem nevoie sa alocam o ora-doua pentru astfel de chestiuni administrative. Dar, daca respectam aceste ore, putem sa nu ne facem griji pentru activitatile respective tot restul zilei.
Culege fructele aflate pe ramurile de jos
Pina la urma, munca fiecaruia dintre noi ajunge sa fie un adevarat talmes-balmes, in care se amesteca proiecte, termene-limita, intreruperi, distrageri ale atentiei si diverse "surprize". Trebuie sa accepti asta si sa mergi mai departe - dar macar fa ceea ce dr. Kahn numeste "culegerea fructului de mai jos": adica alegerea sarcinilor usoare, pe care le faci mai repede. Asta te ajuta sa simti ca, in fine, esti pe calea cea buna.
